Outcome

Что получится в конце

Таблица на один экран: задачи, которые делают руками больше одного раза, выстроенные по цене вопроса. Первые три строки — то, с чего начинают. Неделя наблюдения в фоне, полчаса счёта в конце.

Чего таблица не даёт — суммы, которую вы начнёте экономить: из недельного замера такой не получается. Деньги здесь линейка, а не обещание.

Как делать

Шесть шагов

  1. Неделю записывать повторы

    Записываем задачу, которую за неделю сделали больше одного раза примерно одинаково. Не «работа с клиентами», а «перенести данные из письма в заявку».

  2. Проставить три числа

    Сколько раз в неделю, сколько минут за раз, кто делает. Сомневаетесь между 5 и 15 минутами — ставьте меньшее.

  3. Оценить цену вопроса

    минут × раз в неделю × 4,3 ÷ 60 — часы в месяц. Умножить на стоимость часа: во что человек обходится вам в месяц целиком, делённое на 160.

    Это оценка сверху, чтобы отсортировать список. Не сумма, которую вы перестанете платить, — см. последний раздел.

  4. Пометить «Т» — где на входе живой текст

    Письмо своими словами, документ, заполненный как попало, разговор. Раньше это не автоматизировалось никак — именно здесь и сдвинулась граница, поэтому «Т» главная метка в карте.

  5. Пометить «Б» — где нет правила

    Проверка: объяснили бы задачу новому сотруднику одним абзацем, без «дальше по ситуации»? Нет — ставьте «Б».

    Бардак не автоматизируется. Такие строки сначала превращают в правило. Это не отбраковка, а очередь.

  6. Отсортировать и взять три строки

    По деньгам, сверху вниз. Вычеркнуть «Б». Первые три оставшиеся — то, с чего начинают; ниже не трогать.

    Работает порядок, а не сами суммы: ошибитесь в каждой строке на 40% — первая тройка не изменится.

Бланк

Что скопировать себе

карта-ручной-работы 
Задача | Раз/нед | Минут | Кто | Часов/мес | Цена, ₽/мес | Т | Б
-------|---------|-------|-----|-----------|-------------|---|---
       |         |       |     |           |             |   |

Часов/мес = минут × раз/нед × 4,3 ÷ 60
Цена      = часов/мес × (стоимость человека в месяц ÷ 160)

Т — на входе живой текст: письмо, документ, разговор
Б — нет правила, каждый раз решают по-разному

Сортировать по цене. Вычеркнуть «Б». Взять первые три строки.

Цена — оценка сверху, для сортировки. Это не сумма, которую вы
перестанете платить: см. «Почему эти деньги ещё не деньги».
Результат

Что говорит готовая карта

  1. Наверху строки с «Т»

    Лучший расклад: самое дорогое у вас — ровно та работа, которая до недавнего времени не автоматизировалась в принципе. Отсюда и начинают.

  2. Наверху строки без «Т» и «Б»

    Обычная жёсткая автоматизация: поля, формы, выгрузки. Никакого ИИ не нужно — это делается быстрее и дешевле.

  3. Наверху сплошные «Б»

    Автоматизировать пока нечего: дорогое держится на людях, которые решают по ситуации. Работа на квартал — превратить одну-две задачи в правило.

  4. Вся карта в несколько часов

    Тоже ответ: ручной работы столько, что внедрение не окупится. Возвращайтесь к карте, когда вырастете.

Во всех раскладах карта отвечает на «с чего начинать», а не «сколько я сэкономлю». Строки, где кто-то решает — брать ли клиента, идти ли на скидку, — записываются, но не отдаются: отвечать за решение всё равно человеку.

Честно

Почему эти деньги ещё не деньги

Столбец с рублями показывает, во что вам обходится ручная работа, а не сколько вы перестанете платить, убрав её. Разница бывает в разы:

  • Часы человека на окладе деньгами не становятся сами. Экономия есть, только если вы не нанимаете следующего, сокращаете или переводите часы в работу, которая приносит выручку.
  • Двадцать раз по пять минут — не сто свободных минут, а двадцать переключений.
  • Неделя самозамера — маленькая выборка, и сама запись меняет поведение.
  • Полная стоимость ÷ 160 — средняя цена часа, а не предельная. Поэтому карта показывает, что имеет смысл делать в течение года, а не что окупится в следующем месяце.
Сумму из карты нельзя вписывать в бюджет как экономию. Она годится для одного — отсортировать список. Для этого точности хватает: ранжирование устойчиво к ошибке замера, абсолютное число — нет.

Что делать прямо сейчас

Заведите документ, скопируйте бланк, напишите коллегам: «Неделю дописываем сюда всё, что делаем руками больше одного раза». В пятницу сядьте на полчаса и посчитайте.

Кажется, что вы и так знаете своё узкое место, — проверьте картой. Самое раздражающее и самое дорогое почти никогда не совпадают.

Пришлите готовую карту в директ @alan_apekov_ai — скажу, что из неё стоит отдавать, а что нет.