Карта ручной работы

Что получится в конце

Таблица на один экран: задачи, которые делают руками больше одного раза, выстроенные по цене вопроса. Первые три строки — то, с чего начинают. Неделя наблюдения в фоне, полчаса счёта в конце.

Чего таблица не даёт — суммы, которую вы начнёте экономить: из недельного замера такой не получается. Деньги здесь линейка, а не обещание.

Шесть шагов

1. Неделю записывать повторы

   Записываем задачу, которую за неделю сделали больше одного раза примерно одинаково. Не "работа с клиентами", а "перенести данные из письма в заявку".

2. Проставить три числа

   Сколько раз в неделю, сколько минут за раз, кто делает. Сомневаетесь между 5 и 15 минутами — ставьте меньшее.

3. Оценить цену вопроса

   минут × раз в неделю × 4,3 ÷ 60 — часы в месяц. Умножить на стоимость часа: во что человек обходится вам в месяц целиком, делённое на 160.

   Это оценка сверху, чтобы отсортировать список. Не сумма, которую вы перестанете платить, — см. последний раздел.

4. Пометить "Т" — где на входе живой текст

   Письмо своими словами, документ без единого шаблона, разговор. Такую работу раньше было сложнее автоматизировать: на входе нет одинаковых полей. Пометьте её "Т" — здесь стоит проверить, поможет ли ИИ.

5. Пометить "Б" — где нет правила

   Проверка: объяснили бы задачу новому сотруднику одним абзацем, без "дальше по ситуации"? Нет — ставьте "Б".

   Для этих задач сначала нужно описать порядок работы и спорные случаи. Затем можно выбирать автоматизацию.

6. Отсортировать и взять три строки

   По деньгам, сверху вниз. Вычеркнуть "Б". Первые три оставшиеся — то, с чего начинают; ниже не трогать.

   Суммы нужны для сравнения задач. Если значения близки, перепроверьте время выполнения, прежде чем выбирать первые три.

Что скопировать себе

Задача | Раз/нед | Минут | Кто | Часов/мес | Цена, ₽/мес | Т | Б
-------|---------|-------|-----|-----------|-------------|---|---
       |         |       |     |           |             |   |

Часов/мес = минут × раз/нед × 4,3 ÷ 60
Цена      = часов/мес × (стоимость человека в месяц ÷ 160)

Т — на входе живой текст: письмо, документ, разговор
Б — нет правила, каждый раз решают по-разному

Сортировать по цене. Вычеркнуть "Б". Взять первые три строки.

Цена — оценка сверху, для сортировки. Это не сумма, которую вы
перестанете платить: см. "Почему эти деньги ещё не деньги".

Что говорит готовая карта

1. Наверху строки с "Т"

   Лучший расклад: самое дорогое у вас — ровно та работа, которая до недавнего времени не автоматизировалась в принципе. Отсюда и начинают.

2. Наверху строки без "Т" и "Б"

   Обычная жёсткая автоматизация: поля, формы, выгрузки. Никакого ИИ не нужно — это делается быстрее и дешевле.

3. Наверху сплошные "Б"

   Автоматизировать пока нечего: дорогое держится на людях, которые решают по ситуации. Работа на квартал — превратить одну-две задачи в правило.

4. Вся карта в несколько часов

   Тоже ответ: ручной работы столько, что внедрение не окупится. Возвращайтесь к карте, когда вырастете.

Во всех раскладах карта отвечает на "с чего начинать", а не "сколько я сэкономлю". Строки, где кто-то решает — брать ли клиента, идти ли на скидку, — записываются, но не отдаются: отвечать за решение всё равно человеку.

Почему эти деньги ещё не деньги

Столбец с рублями показывает, во что вам обходится ручная работа, а не сколько вы перестанете платить, убрав её. Разница бывает в разы:

• Часы человека на окладе деньгами не становятся сами. Экономия есть, только если вы не нанимаете следующего, сокращаете или переводите часы в работу, которая приносит выручку.
• Двадцать раз по пять минут — не сто свободных минут, а двадцать переключений.
• Неделя самозамера — маленькая выборка, и сама запись меняет поведение.
• Полная стоимость ÷ 160 — средняя цена часа, а не предельная. Поэтому карта показывает, что имеет смысл делать в течение года, а не что окупится в следующем месяце.

Что делать прямо сейчас

Заведите документ, скопируйте бланк, напишите коллегам: "Неделю дописываем сюда всё, что делаем руками больше одного раза". В пятницу сядьте на полчаса и посчитайте.

Кажется, что вы и так знаете своё узкое место, — проверьте картой. Самое раздражающее не всегда оказывается самым дорогим.

Пришлите готовую карту в директ @alan_apekov_ai — скажу, что из неё стоит отдавать, а что нет.